Plánovanie konferencie alebo školenia môže byť náročný proces, no s dobrým plánom sa dá zvládnuť veľmi efektívne. Či už organizujete menšie firemné školenie alebo veľkú odbornú konferenciu, dôležité je myslieť na detaily, ktoré zabezpečia plynulý priebeh a spokojnosť účastníkov.
V RM Hotel Wellness & Congress**** máme skúsenosti s organizáciou podujatí rôzneho typu, preto sme pre vás pripravili niekoľko užitočných tipov.
Stanovte si cieľ a cieľovú skupinu
Predtým, ako začnete plánovať detaily si odpovedzte na otázky, čo je hlavným cieľom podujatia a koho chcete osloviť. Tak isto si premyslite, aký zvolíte formát konferencie. Bude to prednáška, workshop, networking alebo panelová diskusia? Jasne stanovený cieľ vám pomôže pri výbere miesta, programu aj rečníkov.
Vyberte vhodné miesto
Miesto konania je kľúčové. Pri jeho výbere myslite na jeho dostupnosť. Dá sa lokalita bez ťažkostí nájsť a je pohodlné dostať sa k nej? Je k dispozícii parkovanie, prípadne existuje možnosť dostať sa na miesto verejnou dopravou? Bude pre účastníkov potrebné ubytovanie?
Zistite si, či je kapacita konferenčnej miestnosti dostatočná. Umožní vybratý priestor pohodlie, pohyb a prípadnú interakciu účastníkov? Nezabudnite si overiť, či vybraté priestory majú k dispozícii techniku. Budete potrebovať ozvučenie, projektor alebo pripojenie na wi-fi? Tak isto je dobré myslieť na komfort účastníkov. Catering v podobe kávy, prípadne malých koláčikov a jednohubiek je príjemným a vítaným spestrením prestávok.
V našom hoteli ponúkame flexibilné konferenčné priestory s moderným vybavením a možnosťou zabezpečenia cateringu na mieru. Ponuku konferenčných miestností s možnosťou 3D prehliadky a rezervačného formuláru nájdete i na našich webových stránkach tu: https://rmhotel.sk/congress/
Naplánujte program s dostatočnými prestávkami
Program vašej prednášky by mal byť zaujímavý, dynamický a zároveň dobre rozdelený na bloky. To zaručí plnú pozornosť účastníkov. Do svojho programu preto nezabudnite zaradiť diskusné panely pre interakciu. V každom bloku môžete zvoliť inú formu prednášky. Môžete zaradiť krátku prezentáciu, workshop alebo diskusiu. Medzi blokmi doprajte účastníkom oddych v podobe networkingu a coffee breaku. V prípade celodenných alebo viacdňových konferencií si nezabudnite zarezervovať obedové, prípadne i večerné jedlo.
Zabezpečte kvalitné technické vybavenie
Na miesto určite príďte vopred a pred samotným podujatím si vždy otestujte techniku. Overte si, či správne funguje projektor, prípadne mikrofóny, ak ich budete pri prezentácii potrebovať. Dôležité je, aby ste zaistili správne pripojenie každého rečníka na prezentáciu, skontrolujte dostupnosť káblov, blízkosť napojenia na elektrickú sieť, prípadne potrebu inej techniky. Skontrolujte i to, či je zabezpečené dostatočne silné Wi-Fi pre účastníkov.
V našom hoteli ponúkame kompletné technické zabezpečenie vrátane asistencie pri nastavení zariadení.
Myslite na komfort účastníkov
Ak je podujatie viacdenné, či celodenné, zabezpečte pohodlné sedenie a možnosť občerstvenia. Účastníci určite ocenia kávový servis a drobné občerstvenie. Myslite i na možnosť ubytovania pre hostí z iných miest.
Náš hotel vám dokáže zabezpečiť komplexné cateringové služby, obedové menu, večere i ubytovanie účastníkov.
Marketing a registrácia
Aby bola vaša konferencia úspešná, je dôležité ju správne odprezentovať. Použite sociálne siete, email marketing alebo vytvorte jednoduchú webstránku na registráciu účastníkov.
Zabezpečte si spätnú väzbu
Po skončení podujatia požiadajte účastníkov o spätnú väzbu – jednoduchý dotazník vám pomôže zlepšiť organizáciu budúcich akcií.
Plánujete konferenciu alebo školenie?
Ak hľadáte ideálne miesto pre vaše firemné podujatie, RM Hotel Wellness & Congress**** ponúka moderné konferenčné priestory, profesionálne technické vybavenie a prvotriedne služby. Kontaktujte nás a radi vám pomôžeme s organizáciou!